Por meio do mapeamento de processos é possível identificar cada passo do processo, as pessoas, recursos envolvidos e com isso otimizar o caminho e trazer melhores resultados.
Com este tipo de metodologia o empreendedor se torna capaz de identificar os pontos fracos do projeto ou controles internos, criar planos de ação, desenhar os processos, e aplicar o método interativo PDCA (Planejar, Desenvolver, Checar e Analisar). Consequentemente tendo ferramentas de planejamento estratégico, objetivando e elevando o nível de Eficiência Operacional, mensurando falhas e obstáculos como também validando e travando os processos.
O objetivo é garantir que a empresa possua informações e processos suficientes para o desenvolvimento das atividades, visando:
- Analisar e medir a fidedignidade dos números financeiros / contábeis;
- Medir a qualidade das informações;
- Identificar os processos e os riscos inerentes aos mesmos;
- Classificar os impactos e vulnerabilidade do negócio.
Com a metodologia As-is/To-Be, identificamos os processos de negócio, de maneira qualitativa executados sem padrão ou fragmentados, com resultados difíceis de serem previstos, (As is). Esses processos são documentados, padronizados e integrados às regras do negócio tornando se (To Be), podendo ser desenhados através da ferramenta BPM (Business Process Management), tendo uma visão a fundo do fluxo das rotinas.
A performance dos processos é medida e a informação é utilizada para melhorar a qualidade dos produtos e serviços. Um ciclo contínuo de otimização.
Caracterizando o PDCA, tendo no plano de ação uma forma de organizar e seguir uma metodologia definida para metas e objetivos da atividade.
Após essa fase temos condições de verificar as eficiências operacionais de forma assertiva, podendo ser mensurados. Próximos passos, providenciar os manuais e decretos com a padronização na execução.
Enfim, após todo o mapeamento montado e manualizado é criado os decretos que são considerados como políticas que deverão ser seguidas pelos departamentos que praticam a atividade tornando um processo padrão para os setores envolvidos. Os colaboradores são treinados e os decretos ficam à disposição para consulta na organização.
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Consultora Danielle Kfuri
