Apesar do momento exigir controles mais rigorosos sobre os gastos, não é o que se vê habitualmente. Deveria ser uma rotina nas pequenas e médias empresas. Infelizmente, a cultura do empresário brasileiro não é a de adotar controles que permitam o governo seguro de suas empresas.
Inúmeros gastos são realizados sem necessidade, assim como muitos outros existem sem razão de ser. A falta de controle chega a tal ponto que informações básicas do tipo: fluxo de caixa, controles de contas a receber e a pagar, controles de estoques, não existem. É como pilotar um avião sem instrumentos. Facilmente pode-se perceber onde isso vai dar.
Uma gestão eficaz pode ser medida a partir da obtenção de respostas prontas para as seguintes perguntas: Você conhece todos os custos e despesas de sua empresa? Será que existem custos escondidos? Você tem domínio dos resultados do seu negócio? Você conhece sua empresa?
As empresas não têm domínio sobre seus números, sobre seus resultados e fundamentalmente sobre custos invisíveis.
Mas a pergunta mais importante é: Porque continuar assim e não iniciar já um processo de mudança?
Pois bem! Existem saídas. Normalmente pouco onerosas e nada complexas. Porque não começar revendo seus processos. Iniciar imediatamente a implantação de controles que possam garantir informações confiáveis, tempestivas e continuadas capazes de possibilitar o governo e o controle absoluto do negócio.
Nessa edição, a sugestão será a adoção do Orçamento Base Zero (OBZ). Essa técnica visa auxiliar gestores no momento de decidir em que áreas a empresa tem gorduras para cortar. A ferramenta propõe uma análise minuciosa das prioridades estratégicas do negócio. Além disso, a premissa é que essa análise seja feita de baixo para cima, ou seja, partindo, literalmente, da missão e dos valores da empresa a partir da definição de um limiar considerando custo mínimo que uma empresa precisa para operar.
Em uma empresa algumas despesas são mais importantes do que outras. A ferramenta ajuda a identificar e analisar com clareza essas despesas com base na estratégia do negócio. O ponto forte é não trabalhar com médias passadas e sim, com valores racionais projetados para o futuro a partir de um momento zero, ou seja, base zero.
Inicia-se de um período base realizado projetando o futuro com números realistas ajustados às necessidades da empresa. Considera-se o volume de vendas como norteador de todos os gastos da empresa. Em outras palavras, a empresa deve estar subordinada aos volumes de mercado. Isso implica que todos os gastos deverão se encaixar abaixo desse teto.
Uma vez criado os cenários econômicos e financeiros do negócio, parte-se para execução, onde todos os esforços serão na direção do cumprimento do que foi planejado no orçamento base zero. A cada período concluído, faz-se o monitoramento do que foi orçado com o que foi realizado, apontando as justificativas paras os desvios avaliando se foi por implicações de variação de preço ou volume, sempre na tentativa de trazer os números o mais próximo possível o orçamento.
Em linha gerais, a adoção dessa ferramenta dará controles mais eficazes e projeções mais seguras. Você terá momentos melhores.
